Facciamo il punto, per scoprire cosa vuol dire davvero questo acronimo e per capire se ha senso, davvero, allarmarsi, o se basta solo fare un po’ d’ordine.
Sempre più spesso le aziende si trovano a gestire processi EDI, e questo vuol dire che sempre più spesso le aziende entrano in sbattimento!
Apriamo il nostro browser di ricerca e vediamo cosa ci dice.
Ecco qui cosa otteniamo se cerchiamo “EDI significato”: EDI, acronimo di electronic data interchange, è la comunicazione interaziendale dei documenti di business in formato standard. Per definirlo in parole semplici, EDI è un formato elettronico standard che sostituisce documenti cartacei come gli ordini di acquisto o le fatture.
Non parla di sconvolgenti cataclismi o di riorganizzazioni importanti dei processi aziendali. Quello che però vorrei fare in questo articolo è cercare di spiegare in che modo e per quale motivo avere a che fare con un Cliente che utilizza il sistema EDI implica necessariamente una riorganizzazione di alcuni processi, non per colpa del sistema EDI, ma grazie al sistema EDI.
Perché grazie? EDI implica una trasformazione positiva? A mio avviso sì! L’EDI è sostanzialmente un sistema di comunicazione strutturato. Sappiamo e abbiamo già visto che l’implementazione dei sistemi di comunicazione interaziendali è uno dei passaggi fondamentali in ambito di riorganizzazione e project management.
Stabilire in modo chiaro chi deve inviare le comunicazioni, che formato devono avere, che tipologia di scrittura conviene usare, qual è la frequenza corretta con cui dialogare all’interno delle aziende e con gli attori esterni è un primo passo per adeguare un’azienda a degli standard di sinergia e tracciabilità dei dati adeguati. L’EDI ci aiuta sostanzialmente in questo processo, ci impone degli standard, ci dice quali sono i dati chiave per una comunicazione efficace ed efficiente. Se abbiamo la fortuna di avere un cliente (o un fornitore) che utilizza questo sistema, dovremmo sfruttare l’occasione per utilizzare le stesse linee guida universalmente all’interno dell’azienda.
Andiamo più in profondità, con quello che vorrebbe essere un piccolo vademecum per affrontare nel modo corretto questo mondo.
Per semplicità parleremo solo di Clienti, validando l’ipotesi che a richiedere l’uso del sistema EDI sia un cliente della nostra PMI. Chiameremo questo cliente “Cliente-E”, per differenziarlo dai Clienti “normali” della stessa Azienda.
Innanzitutto, le tre parole chiave sono: documenti, standard, formato elettronico.
Di quali documenti stiamo parlando?
Tutti. Se abbiamo a che fare con un Cliente-E, tutti i documenti inerenti il nostro business con lui dovranno essere gestiti con questo sistema. Quindi, possiamo avere uno scambio di documenti e di accordi via mail, come con un normale cliente, ma l’ufficialità degli accordi e dei documenti è data solo dalla trasmissione via EDI.
Abbiamo capito che un Cliente-E è un cliente strutturato. Pensiamo quindi a una multinazionale, ma non spaventiamoci e continuiamo a rimanere lucidi verso l’obiettivo che è, come sempre, fare bene il nostro lavoro e adeguarci agli standard, perché come vedremo alla fine, questi standard non sono un ostacolo ma un mezzo per semplificare.
Essendo molto strutturato il nostro Cliente-E avrà quindi più dipartimenti e più persone che si occupano di una stessa fornitura. Non avremo contatti con la direzione, o con un commerciale, ma ci interfacceremo con un buyer, con un merchandiser, con il reparto amministrativo e con un reparto operativo in cui spesso vivono degli EDI-specialist, con la logistica e la supply chain. Il buyer sarà il nostro commerciale di riferimento, insieme al merchandiser. A lui invieremo i nostri cataloghi e presenteremo i prodotti. E’ con loro che il nostro reparto commerciale svilupperà le relazioni. Saranno loro che ci invieranno le prime bozze d’ordine e da qui si svilupperanno le prime trattative. Qui siamo ancora nel mondo delle email, delle visite commerciali, dei rapporti umani.
Da questo momento in poi, però, il gioco cambia, e dobbiamo essere pronti e consapevoli.
Da qui in poi si inizierà a parlare di budget, di distribuzione, di scadenze, e di EDI.
I cataloghi e i campioni che abbiamo inviato al buyer durante la trattativa commerciale rimarranno sulla sua scrivania.
La bozza d’ordine che il buyer ci ha inviato per e-mail, magari con una prima suddivisione della quantità per i vari negozi, rimarrà un file archiviato, e quello stesso file scalerà i reparti aziendali del nostro Cliente-E e verrà rivisto e verosimilmente cambierà secondo logiche che sono proprie di quella Azienda, e che potremmo non conoscere o non comprendere.
Ad un certo punto riceveremo una comunicazione, da un reparto perativo con il nostro amico buyer in copia, in cui sentiremo parlare di catalogo elettronico, EDI, PO#, delivery terms & conditions. Da qui partono i giochi.
Siamo una PMI.
La direzione dirige, il commerciale vende, la produzione produce, l’amministrazione fattura e riceve i pagamenti. [ndr: sarcasmo voluto]
La cosa bella che possiamo imparare da un Cliente-E è che, dal momento in cui inizieranno i giochi, quindi da quando riceveremo quella mail con i paroloni, la nostra PMI sarà una squadra, un team per parlare con le logiche attuali, ed è per questo motivo che l’EDI sarà costruttivo e stimolante.
C’è un piccolo antefatto.
In realtà il reparto EDI ci avrà già contattato in precedenza, generalmente al momento della sigla degli accordi commerciali con il Cliente-E, per darci i requisiti di trasmissione. Lo vedremo nella sezione relativa agli standard, ma comunque nel più semplice dei casi riceveremo le chiavi di accesso ad un portale, che altro non è che la piattaforma di interscambio dei documenti, ovvero la piattaforma EDI.
L’integrazione o meno di questa piattaforma con l’ERP aziendale è una scelta strategica che deve essere fatta alla luce delle transazioni attese. Nulla ci vieta di accedere ad un portale con delle credenziali,
- Documento 1: il catalogo articoli
- Abbiamo già la bozza dell’ordine, quindi possiamo scegliere di caricare solo i prodotti che sappiamo che verranno ordinati. E’ una scelta aziendale e commerciale, consentita.
- Gli articoli si caricano per codice EAN. In alcuni casi il catalogo elettronico può avere dei sottolivelli; quindi, si crea un catalogo per collezione, macro-famiglia, codice EAN. Questo dipende dall’impostazione del Cliente-E.
- Informazioni essenziali: codice ean per identificare l’articolo, descrizione commerciale, minimo d’ordine, quantità imballo, prezzo.
- Informazioni utili: codice ean per identificare l’articolo, codice articolo per poter risalire internamente più velocemente al prodotto, galleria immagini, descrizione commerciale, minimo d’ordine, quantità imballo, prezzo, caratteristiche, manuali, certificazioni di prodotto.
- Documento 2: il Purchase Order
- Verosimilmente al momento della ricezione del preordine avremo inserito un ordine di acquisto nel nostro gestionale interno. La quantità totale dovrà coincidere con la quantità del PO.
- Idem per il listino prezzi.
- Le destinazioni (ship to – shop) saranno state codificate e il nostro ordine interno dovrà essere stato allineato.
- Idem per la data di spedizione.
- Il numero di PO andrà riportato nel nostro ordine interno, perché poi dovrà comparire su tutti i documenti a seguire. Nel caso in cui il Cliente-E abbia emesso un ordine per ogni destinazione, con numeri di riferimento diversi, dovremo verificare se e in che modo riusciamo a gestire gli ordini internamente ed eventualmente apportare delle modifiche all’ERP che possono essere modifiche di basso impatto economico ma che richiedono una maggiore operatività o viceversa.
- Documento 3: i documenti di spedizione
- Il numero di PO deve comparire su ogni documento.
- La prassi vuole che per ogni ordine sia fatta una sola spedizione e sia emessa una sola fattura, motivo per cui solitamente si organizzano spedizioni a saldo anche in ottica di ottimizzazione dei costi.
- Se il cliente ha ordinato 10 ma io ho spedito 12 perché 12 era il mio imballo minimo, il sistema potrebbe permettermi di inserire solo 10. Questo vuol dire che ufficialmente potrò addebitare al cliente solo 10 pezzi. Se invece il sistema consentisse l’inserimento di una quantità superiore a quella ordinata, potrebbero essermi addebitate delle penali per difformità di spedizione rispetto all’ordinato.
Questo in realtà, ed è bene capirlo, non dipende dal fatto che il nostro cliente sia un Cliente-E (non dipende quindi dall’EDI!!!), ma dipende dal fatto che il nostro cliente sia un Cliente molto strutturato. - Se il cliente ha ordinato 10 ma io ho spedito 5, dovrò inserire 5 pezzi, e questo potrebbe riaprire una riga d’ordine sulla piattaforma EDI per i 5 pezzi mancanti. Non è detto che questa riga d’ordine abbia lo stesso numero di PO della precedente; quindi, è possibile che si debbano apportare internamente delle modifiche. Inoltre, per spedire il saldo dell’ordine dovrò accertarmi di rimanere all’interno della finestra di consegna richiesta, o chiederne un’estensione. E’ importante sapere che anche per consegne di quantità inferiori spesso vengono addebitate penali, come per le consegne ante o post finestra di consegna, che addirittura potrebbero non essere accettate. Ma, anche in questi casi, il mal di testa che ci sta venendo non è per colpa dell’EDI, ma è dovuto al livello di strutturazione del nostro cliente.
- Veniamo ai prezzi. Le logiche sono le stesse. Infatti, se il cliente ha ordinato a 10 e io ho fatturato a 12 perché il mio listino era 12 e non mi ero accorta della difformità, o mi ero accorta ma non avevo modificato i listini per errore, o mi ero accorta e avevo comunicato la difformità ma il cliente non aveva ritrasmesso/modificato l’ordine, sarò costretta a vendere a 10 (perché generalmente nelle piattaforme EDI le colonne di prezzo non sono editabili).
Per ricevere l’ordine ufficiale (il PO) il Cliente-E deve essere messo in condizione di poter ordinare. Questo vuol dire che il nostro catalogo prodotti, bello, stampato su carta profumata, di cui magari abbiamo anche una versione digitale in pdf, deve diventare “elettronico”, ovvero deve essere caricato articolo per articolo sulla piattaforma EDI.
Due annotazioni:
Vediamo quali sono le informazioni essenziali, e quali potrebbero essere le informazioni attese o utili, e parliamo del nostro team.
E’ importante considerare che questo catalogo sarà il mezzo con cui riceveremo l’ordine ufficiale, ma sarà anche lo strumento di presentazione dei nostri prodotti all’interno di tutta l’azienda del nostro Cliente-E. Più in profondità andremo, più ci staremo mostrando.
Spesso mi è capitato di vedere, nelle PMI a matrice funzionale e non progettuale, che la gestione della piattaforma EDI fosse di competenza dell’amministrazione, forse per l’ufficialità del mezzo, o del customer service. Vorrei però che da qui si iniziasse a parlare di Team-EDI perché abbiamo visto come ci siano molti spunti commerciali legati a questo processo o come ci siano informazioni come le certificazioni di prodotto in capo alla produzione o alla R&D.
Dopo qualche tempo dal caricamento del catalogo riceveremo una mail, spesso automatica, che ci informerà della ricezione, sulla piattaforma EDI, di uno o più ordini.
Premessa 1: caricato il catalogo potremmo aver comunicato al nostro buyer che quella attività era stata completata, e potremmo anche avergli trasmesso il codice del catalogo per facilitarlo nella ricerca e nella comunicazione con gli altri suoi reparti interni. Questa è una buona prassi commerciale.
Premessa 2: non c’è un tempo standard che separa il preordine dal caricamento del catalogo e dalla ricezione dell’ordine ufficiale. Le logiche sono assolutamente di natura commerciale e attengono alla gestione del cliente. E’ importante comprendere bene però che se abbiamo a che fare con un Cliente-E, nulla sarà ufficiale fino a quando non avremo un PO#. Quindi anche qui, l’importanza del Team-EDI sta nel corretto coordinamento di tutte le attività e le comunicazioni.
Comunque, abbiamo ricevuto la notifica. E che succede?
Accedendo alla piattaforma il nostro Team scopre che gli ordini sono ad esempio 8, perché la quantità totale preordinata è stata splittata, ad esempio, su 8 punti vendita differenti. Scopre anche la finestra di consegna richiesta dal Cliente-E, che magari è cambiata e non è più il mese X ma il mese X+2. Può scoprire anche che per un articolo l’ordine è stato emesso con un prezzo errato, e magari addirittura non rispettando il MOQ.
Bene, chiudiamo!
No, questa è solo un’altra missione per il nostro Team.
Lo ribadisco sempre, anche in modo un po’ noioso: l’ordine è l’ordine solo quando è ricevuto sulla piattaforma. Quindi andrà controllato in maniera scrupolosa e andranno segnalate tutte le difformità. Le segnalazioni andranno fatte a più livelli, commerciale, di customer care, amministrativo. Andranno prese decisioni comuni e andrà scelta una strategia di comunicazione unica ed efficace che potrebbe consistere nel richiedere la modifica dell’ordine trasmesso (previa verifica da parte nostra che le informazioni a catalogo fossero corrette), ma anche nell’accettazione delle difformità. Se accettiamo, ad esempio, che il Cliente-E paghi il nostro prodotto 2 euro meno degli altri, dovremo ricordarci di modificare il listino cliente per quel prodotto (scelta commerciale con operatività verosimilmente amministrativa). Se accettiamo un imballo non corrispondente al nostro moq standard dovremo comunicarlo alla logistica.
Le destinazioni finali (ovvero gli shop del Cliente-E) andranno codificate nell’ERP aziendale. La destinazione merce potrebbe essere unica o differente per i vari punti vendita, e questo coinvolge la logistica ma potrebbe creare delle variazioni nei costi preventivati. La finestra di consegna sposterà il budget. Non c’è nessun cataclisma in arrivo, serve solo consapevolezza! La cosa fondamentale da sapere è che su questo documento ci sono tutte le informazioni ufficiali e che le stesse andranno recepite e riportate sui documenti interni dell’azienda.
Facciamo qualche esempio pratico:
Ci sono due informazioni importanti da sapere:
Quando si parla di “tutti i documenti emessi” è bene sottolineare che questo significa: documenti di trasporto, packing list e simili, fatture, etichette. Generalmente esiste una sezione contrattuale dedicata al packaging e alle informazioni necessarie da apporre. E’ importante sapere che ogni informazione mancante potrebbe portare a delle penali e a degli addebiti per il mancato rispetto degli standard qualitativi richiesti. Questo punto è molto importante, perché si inizia a parlare di standard e di tutte quelle notazioni essenziali che ci consentono, una volta apprese, di mettere le basi per un linguaggio univoco che non abbia bisogno di decodifiche personalistiche per essere compreso.
A questo punto tutti i documenti emessi o, meglio, essenzialmente la fattura, andrà trasmessa attraverso la piattaforma EDI. Per questo processo molto dipende da come è strutturato il nostro Cliente-E, dall’interfaccia utilizzata, e dal livello di integrazione che esiste tra il nostro ERP e il sistema EDI. Nel peggiore dei casi, quello in cui accediamo ad una piattaforma EDI con user e password come se fosse un qualsiasi portale, i dati della fattura (ovvero la quantità inviata per singolo PO) andranno inseriti manualmente riportando esattamente la quantità spedita.
Cosa è importante sapere? Anche qui vediamo alcuni casi:
La fattura che andremo a trasmettere attraverso la piattaforma EDI avrà valore ufficiale, il resto “non conta”, il che vuol dire che le trattative commerciali con il buyer, i contatti con l’amministrazione del cliente, la fattura inviata in pdf per e-mail, potrebbero non essere prese in considerazione.
Solitamente quando parlo di penali e di mancati pagamenti l’attenzione sale. Il punto qual è? L’EDI è uno standard, ed essendo uno standard diventa semplice una volta che è stato assimilato, altrimenti è complesso.
Nella sostanza però questo standard cosa fa? Semplicemente sposta il momento della stretta di mano tra acquirente e venditore e impone un linguaggio codificato, niente più!
Nella pratica, questo linguaggio standardizzato, accelera e facilita le comunicazioni; inoltre, il suo essere molto “procedurizzato” riduce il rischio di errori. Come abbiamo visto però, è importante che il linguaggio sia univoco non solo verso l’esterno, ma anche all’interno delle nostre realtà aziendali, e questo è il motivo per cui ho parlato di Team-EDI per la gestione del processo.
Sabina Grasso
