Quanto si parla, oggi, di ottimizzazione dei processi? E quali strumenti abbiamo, oggi, per raggiungere il risultato?

Il primo passo, base e alla portata di tutti indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione è, per me che ho un approccio operativo alla riorganizzazione dei reparti aziendali e dei processi interni, il corretto uso del software gestionale.

In questo articolo cercherò di illustrare alcune funzionalità elementari, mostrando come tutto sia interconnesso e come un team possa essere davvero un team se la sua coesione non è legata solo alla condivisione di valori manageriali comuni, ma anche, e a mio avviso soprattutto, se è egualmente responsabilizzato su processi basici ma di fondamentale importanza per lo sviluppo “macro-ambizioso”.

Partiamo quindi.

Capitolo 1: le schede di anagrafica, ovvero i nominativi Clienti e/o Fornitori e gli articoli

Nel contesto aziendale moderno, l’efficienza e la competitività dipendono dall’integrazione sinergica di diverse funzioni aziendali, tra cui amministrazione, customer care, commerciale, produzione e logistica. Esiste una scienza che lega tutti questi reparti e che si chiama Supply Chain, di cui ho parlato e parlerò e di cui comunemente si parla. Esistono poi, tra le leve dell’interazione, le teorie di team building e di project management, che in letteratura vengono stressate a tal punto da legare la vision, e l’importanza del suo riconoscimento da parte di tutto lo staff sia esso strategico o operativo, alla value proposition.

E’ necessario fare un passo indietro, perché guardando avanti non si perda di vista quello che c’è dietro, perché guardando in alto non ci si dimentichi di quello che c’è sotto.

In questo articolo esploreremo come un’ottima gestione delle informazioni attraverso un software gestionale integrato possa ottimizzare i processi aziendali e massimizzare i risultati in ogni fase della supply chain.

Integrazione dei processi e flussi di informazioni.

Un software gestionale ben progettato consente di integrare i processi e i flussi di informazioni tra commerciale, produzione, amministrazione, customer care, e logistica. Ciò significa che le informazioni relative a Clienti, Fornitori, articoli, ordini, inventario, e transazioni, se ben progettate, possono essere condivise in tempo reale tra i vari reparti, eliminando la duplicazione dei dati e migliorando la coerenza e l’accuratezza delle informazioni.

Bisogna quindi imparare a guardare al supporto gestionale come a uno strumento facilitatore e di sviluppo, che diventa funzionale se conosciuto e compreso.

Progettare le informazioni significa innanzitutto stabilire chi gestisce cosa e chi può avere accesso a cosa. Prima di parlare di ERP, CRM, e dashboard personalizzate, vediamo da dove cominciare a progettare in maniera efficace ed efficiente, attraverso piccoli esempi pratici di approfondimento:

1. Valutiamo le risorse

Un Cliente è una risorsa aziendale. Viene gestito principalmente dal reparto commerciale, anche se molti rapporti sono tenuti dall’amministrazione. Il rating del Cliente fornisce precise indicazioni al reparto produttivo e al customer service. Parte dei rapporti contrattuali che legano il Cliente all’azienda forniscono indicazioni al reparto logistico.

Valutare le risorse non vuol dire però valutare i Clienti.

Valutare le risorse è un passo impegnativo, di auto-analisi aziendale, ed è sinonimo di flessibilità e di propensione al miglioramento continuo (sempre nell’ottica dell’efficienza e della competitività di cui parlavamo all’inizio). Valutare le risorse vuol dire valutare il proprio organico. Significa chiarire le procedure ed essere in grado di identificare i topics e i dati principali che vanno conosciuti e condivisi; significa formare le persone e educarle alla precisione; significa essere in grado di insegnare come la semplice scheda di anagrafica di un cliente, se correttamente compilata, evita errori, incomprensioni, confusione, dispersione di risorse, in questo caso di tempo ed economiche.

Facciamo un esempio di dati essenziali in un’anagrafica Cliente di un’impresa X che produce e vende, ad esempio, abbigliamento:

• chi è il cliente, che vuol dire qual è la sua sede legale, qual è la sede del suo magazzino o dei suoi punti vendita
• che peso ha, che vuol dire qual è il suo rating in base ad una valutazione commerciale e finanziaria (nei casi più semplici è possibile attribuire un solo valore, ma sarebbe meglio indicare due valori distinti a cui aggiungerne un terzo come valutazione complessiva)
• termini di pagamento
• listino e scontistica
• resa merce
• certificazioni richieste
• accordi contrattuali particolari: imballi e packaging, chiusure, finestre di consegna, trattamento per claim o resi, trattamento dell’invenduto, resa merce in caso di invenduto.

Questo è solo un esempio delle informazioni che vanno raccolte e condivise, e che vanno controllate prima di ogni nuova stagione. La codifica di questi dati ci porta al secondo punto.

2. Introdurre automazioni

Aver ben compreso quali sono le informazioni necessarie a tutti i reparti, e quali sono le logiche di codifica delle stesse, porterà a migliorare l’efficienza operativa attraverso l’uso consapevole della tecnologia.

Anche in questo caso a livello operativo possiamo fare vari esempi:

• La corretta indicazione della Ragione Sociale e degli indirizzi di destinazione merce danno un input corretto ad amministrazione e logistica per l’emissione dei documenti e per l’invio della merce
• Il rating del Cliente da un input efficiente alla produzione e al customer service, e anche al commerciale che apprenderà informazioni importanti per la stagione successiva dalla lettura del rating finanziario, che sintetizza informazioni altrimenti a sconosciute
• L’indicazione delle certificazioni richieste (ad esempio la certificazione EAC) da un input importantissimo alla produzione. Queste informazioni andrebbero condivise con anticipo in realtà, e valutate a livello aziendale, perché i tempi di rilascio e i processi per l’ottenimento delle certificazioni sono lunghi e costosi. Però possono esserci delle funzionalità che creano degli alert, in modo che ogni qual volta che viene inserito un ordine per un Cliente con certificazioni particolari, gli articoli ordinati vengono segnalati alla produzione ad esempio su righe diverse. Spesso gli articoli certificati vengono codificati in maniera differente, sia per le regole proprie della certificazione, sia per distinguerli dai gemelli privi di certificazione (i due articoli pur essendo identici avranno delle DiBa differenti).
• Idem gli accordi particolari, che impattano su produzione e logistica, ma anche sull’amministrazione e sul cash flow aziendale, perché ad esempio le finestre di consegna, se opportunamente gestite a livello gestionale, permettono una pianificazione del budget più puntuale.

Questi passaggi hanno lo scopo di standardizzare, semplificare e ridurre gli errori umani. Inoltre, liberano tempo e risorse per mansioni più sensibili.

E’ poi ormai prassi che il reparto amministrativo benefici di un software gestionale per l’automatizzazione dei processi finanziari e contabili attraverso, ad esempio, la generazione automatica di fatture e la gestione elettronica dei pagamenti. Inoltre, il dettaglio dei report finanziari e contabili generati dal software forniscono una visione chiara e aggiornata della situazione finanziaria dell’azienda, facilitando la pianificazione e la presa di decisioni informate. In questo caso potrebbe essere opportuno stabilire dei livelli differenziati di estraibilità delle informazioni, in modo che solo il Top Management possa avere accesso alle informazioni complete, mentre ad alcuni reparti, penso agli Account, potrebbe essere data la possibilità di estrarre in maniera autonoma i dati contabili per Cliente, così da avere le informazioni necessarie per la propria attività di gestione senza la possibilità di errori (anche errori di interpretazione che potrebbero derivare da un eccesso di informazioni).

Il customer care invece potrebbe fornire ai Clienti un servizio più personalizzato e tempestivo, tenendo traccia delle interazioni passate e delle preferenze. Una reazione ha valore solo se è efficace. Per questo anche l’automatizzazione delle comunicazioni, utile per ridurre i tempi di risposta, aumenta il livello di soddisfazione e la fidelizzazione.

La parte commerciale è sempre molto ricca di informazioni e analisi possibili, e in base alle richieste lanciate al gestionale possono essere gestite in modo più efficiente il processo di vendita, dalla generazione dei lead alla chiusura degli ordini. Ad esempio, i dati sui clienti e sulle transazioni possono essere utilizzati per identificare opportunità di cross-selling e upselling, aumentando così il valore medio delle vendite. Inoltre, le analisi di vendita generate dal software forniscono insight preziosi per ottimizzare le strategie di marketing e promozione.

Molte informazioni sono di supporto anche al reparto produttivo e R&D.

Per concludere con la catena di Supply Chain, ovviamente anche il reparto logistica può sfruttare il software gestionale per ottimizzare la catena di approvvigionamento e la distribuzione dei prodotti. Tenendo traccia dell’inventario in tempo reale e coordinando le attività di trasporto e magazzino, è possibile ridurre i tempi di consegna e i costi operativi. Inoltre, il software può aiutare a identificare inefficienze e nei casi più smart può anche proporre soluzioni (pensiamo ad esempio all’allocazione automatica della merce in base ad un algoritmo dato preimpostato). Per non dimenticare però quanto abbiamo detto all’inizio, quando mettevamo le basi, gli indirizzi di consegna sono inseriti nella scheda anagrafica, e sarà quindi quel dato che farà in modo che la merce ordinata arrivi nel posto giusto, visto che lo stesso indirizzo verrà stampato sui documenti e sulle etichette emesse automaticamente. Chi ben comincia…pare sia vero!

In conclusione, un’ottima gestione delle informazioni attraverso un software gestionale integrato può portare a risultati significativi in tutte le fasi della supply chain aziendale. Dall’amministrazione al customer care, dal commerciale alla produzione e alla logistica, un’efficace condivisione delle informazioni e una collaborazione sinergica tra i reparti sono fondamentali per massimizzare l’efficienza e la competitività dell’azienda. Investire in tecnologie, ma soprattutto in processi, che favoriscono questa integrazione è cruciale per rimanere competitivi in un mercato sempre più complesso e dinamico. E comprendere quali siano le informazioni importanti, e quali siano le loro implicazioni, aiuta la coesione e responsabilizza tutti i membri dell’organizzazione, creando anche quello spirito di team di cui si parla e si parlerà.

Sabina Grasso