I flussi informativi come flussi logistici.
Intero giorno. Riunione di kick-off. Luogo: ufficio del Direttore.
Seduti intorno al tavolo color ciliegio abbiamo quattro persone. Da un lato la proprietà, dall’altro il Responsabile amministrativo, il Responsabile di produzione e il Consulente.
Non importa quante altre persone siano rimasti negli uffici a svolgere l’operatività, perché il tema che stiamo per affrontare è indipendente dalle dimensioni dell’Azienda.
Il tema di cui è necessario iniziare a parlare oggi sono le informazioni.
<<L’informazione può dirci tutto. Ha tutte le risposte. Ma sono risposte a domande che non abbiamo mai posto, e che certamente non si pongono nemmeno>>, questo diceva Jean Baudrillard, sociologo e filosofo francese.
Abbiamo già visto come ci siano informazioni che spesso non vengono gestite, e che rimangono nel limbo delle prassi aziendali, delle consuetudini.
In questa era però, in cui tutto viaggia a velocità 2x, dove i cambiamenti sono latenti e poi scoppiano e si impongono in maniera repentina, dove la mobilità è accentuata, dove essere presenti pienamente e in maniera cosciente è fondamentale, bisogna iniziare a parlare di informazioni come di flussi logistici.
Così come la logistica gestisce il trasferimento fisico di beni materiali, i flussi informativi si occupano del trasferimento di dati e informazioni. Questi due concetti si intrecciano sempre più nel mondo moderno, con implicazioni significative per l’ottimizzazione e la gestione delle operazioni aziendali. Come la logistica sposta i beni fisici dal punto A al punto B, così l’informazione converge verso una decisione direzionale, verso la pianificazione di un processo, verso l’organizzazione di un dipartimento, verso una comunicazione interna o esterno.
Come la buona prassi della logistica impone il monitoraggio e il tracciamento dei beni fisici lungo la catena di approvvigionamento, il monitoraggio (processo organizzato) delle informazioni ci aggiorna in tempo reale sullo stato degli ordini, sulle condizioni contrattuali e di consegna, sulle prestazioni dei fornitori, sul rating dei clienti. Le informazioni, a qualsiasi livello, alimentano i sistemi di gestione delle scorte, aiutando a prevedere la domanda, ottimizzare i livelli di inventario e ridurre i costi di stoccaggio.
Esattamente come i beni fisici devono essere indirizzati lungo percorsi ottimali, così le informazioni devono essere instradate attraverso reti di comunicazione efficaci ed efficienti per garantire la totale fruibilità. Anche nella gestione dei flussi informativi però, la gestione dei rischi è cruciale perché una non corretta catalogazione, o non puntuale analisi dei dati può portare ad una distorsione del risultato, come un segnacollo errato su un pallet.
Nelle pratiche di Project Management, la gestione delle informazioni e della documentazione di progetto è fondamentale, e consiste nell’insieme di attività coordinate di pianificazione, esecuzione e controllo del progetto stesso, che consentono la standardizzazione, l’archiviazione, e la condivisione delle informazioni. La disponibilità delle informazioni è indispensabile per la corretta gestione delle comunicazioni fra tutti gli stakeholder coinvolti.
In fase progettuale tutto viene codificato, anche la modalità in cui le informazioni devono essere trasmesse (che cosa, quando, come, a chi). Nel corso del progetto devono anche essere raccolte le lesson learned riguardanti gli aspetti tecnici, gestionali e di processo, con un duplice intento: a beneficio del progetto in corso perché la decodifica dei fatti porta conoscenza, e a beneficio dei progetti futuri perché la standardizzazione dell’informazione, ebbene sì, porta anch’essa conoscenza.
Oggi possiamo organizzare questa conoscenza in basi di conoscenza informatiche, raggruppate per aree e/o per tipologia, in modo che siano disponibili per l’intera organizzazione. La disponibilità di “informazioni storiche” migliora la maturità delle organizzazioni e la loro integrazione all’interno dei gestionali aziendali offre significativi vantaggi in termini di efficienza operativa e competitività aziendale. Le aziende che riescono a gestire con successo questa integrazione saranno meglio posizionate per prosperare in un mercato sempre più interconnesso e dinamico.
Sabina Grasso
